Muchos empresarios ven las finanzas de su negocio como las de su propio bolsillo. Contando cada centavo y viendo el ahorro en función de no gastar, contrario a controlar, presupuestar, o invertir en mejoras que le conduzcan al ahorro inteligente.
Una de las áreas en las organizaciones que más puede apoyar la teoría moderna del ahorro es el área de compras. Si bien aún no logra ser vista con la importancia que merece en base al impacto que tiene en las operaciones, no es menos cierta su relevancia. El departamento de compras maneja los presupuestos de todas las áreas de la empresa, y de la forma en que sea gestionado, estos presupuestos podrán ser optimizados, despilfarrados o simplemente gastados sin pena y sin gloria.
Tradicionalmente se ha visto la gestión de compras como un área de apoyo y servicio, que ayuda a agilizar los procesos de adquisiciones. Esta es una visión muy escueta de todo lo que puede aportar esta unidad. En una acepción más completa, podemos definirla como una gestión administrativa, que implica un proceso definido por cuatro acciones claves: Planificación, Organización, Dirección y Control. Estos cuatro elementos de la administración pura hacen de las compras un proceso eficiente que puede reducir el gasto y reportar ahorros adicionales mucho
más allá del costo de adquisición.
Así como en los años 50, el cambio en la orientación de la economía, que paso de un mercado dominado por la demanda a uno dominado por la oferta, hizo cobrar connotación a la logística, pasado los 80, la modificación en las preferencias del consumidor y la volatilidad de los mercados hacen prestar especial atención a los costos totales del suministro y a la relación con los proveedores, rol central del área de compras. Muchas empresas han evolucionado a este nivel, otorgando a la actividad de abastecimiento la importancia que merece bajo la óptica de optimizar recursos, otras sin embargo, siguen viendo esta actividad como un mal necesario para continuar operando.
¿Como podríamos entonces potenciar el efecto de las compras en las organizaciones?
Un Gerente visionario no escatima recursos y se enfoca primero en lo primero (Steven R. Covey).
1. Planificar la gestión de compras: cada área de la empresa debe funcionar en base a un presupuesto de compras. Esta definición previa de los gastos permite no solo su mejor administración sino también su control. Saber cuánto, cuando y donde se van a invertir los recursos nos lleva a la optimización de los mismos.
2. Organización de un departamento de Compras. No se trata solo de personas pidiendo tres cotizaciones a los proveedores y colocando órdenes de compra con el único criterio del precio más barato. Es formar una estructura robusta, de negociadores competentes y probablemente “caros” para un empresario retrogrado. Se trata de diseñar una mística de trabajo organizada en donde se clasifiquen las compras por categoría para aprovechar los volúmenes, se analicen las opciones de contratos y acuerdos de precio a largo plazo, para garantizar abasto y costo. En ese sentido, se reducen el número de transacciones y se dedica más tiempo al análisis. Se recomienda además, trabajar con un esquema donde las acciones operen bajo la directriz de una apropiada política de compras acorde a las
necesidades de la empresa.
3. Dirección y Control. Apoyarse en un sistema de gestión adecuado a la realidad de la empresa, que permita una ejecución eficiente de las operaciones diarias, así como su monitoreo y seguimiento. Adicionalmente un acceso fácil y confiable a la data para una acertada toma de decisiones.
Administrar un departamento de compras fuera de este modelo, puede representar más esfuerzo que beneficio. El viejo patrón de comprar sin un plan pierde de vista el gasto total y las posibilidades reales de ahorrar. Seccionar los pedidos para gastar menos, no hace que el gasto anual se reduzca, al contrario, coarta la capacidad del comprador de acceder a mejores precios por volumen y/o a prepararse ante eventuales periodos de escasez que aumenten los precios o peor aún, provoquen paradas por falta de suministro. Disponer de un equipo humano talentoso y motivado, lejos de inflar la nómina, aumenta las posibilidades de una gestión transparente y productiva con iniciativas de ahorro más ambiciosas que una reducción de precio (mejora y/o homologación de especificaciones, diversificación de la base de proveedores, inserción de nueva materia prima o nueva tecnología, outsourcing, leasing, mejora en los términos pago, compras a consignación, entre otros). Aunque depende mucho del tamaño de la empresa, disponer de una plataforma electrónica, que reduzca el papeleo y simplifique las operaciones, no debe ser visto con un lujo innecesario, permite además integrar a los usuarios en el proceso de compras, desde la solicitud hasta el pago, creando ciclos de respuestas más cortos y mejor informados.
Comprar es mucho más que gastar, y mientas no se vea como un proceso formal, las empresas seguirán jugando a ahorrar exprimiendo al proveedor en lugar de verlo como su socio de negocios en una sana relación ganar-ganar; preferirán recortar o abaratar la nómina con empleados poco preparados y desmotivados en lugar de tener profesionales capaces y empoderados; continuaran ahogándose en papeles y burocracias estériles en lugar de evolucionar a sistemas de gestión integrados; malgastaran en constantes reparaciones a equipos ya depreciados a falta de un análisis del costo de reposición vs. el gasto en mantenimiento, en fin seguirán ahorrando en cheles
y gastando en papeletas.
Escrito por: Giselle Rodriguez
