El origen de las compras, como actividad comercial, se remonta al nacimiento del comercio y es tan antiguo como la sociedad misma. Inicia con la agricultura y el trueque, evoluciona con la introducción de la moneda, se desarrolla con las innovaciones del transporte y se diversifica con la globalización.
Sin embargo, no es hasta los años cincuenta que empieza a consolidarse esta disciplina como una actividad profesional especializada, cuando después de las guerras, las empresas buscaron mecanismos para controlar los costos a través de las compras y la distribución.
Es el efecto de las compras en los costos y en las utilidades de las empresas lo que concede a esta función un rol clave en sus operaciones. Aunque en inicio las compras se limitaron a actividades de colocación de pedidos, estas han evolucionado a través dos actividades claves:
- El Proceso de Negociación, más allá de cotizar un precio.
Debido al impacto del precio en la compra, este proceso debe obedecer a una gestión de negociación, más estructurada que la escueta búsqueda de tres opciones de precio. Un proceso formal de negociación incluye aspectos claves como:
- Estudio de la demanda interna-categoría del gasto, conocer en detalle la solicitud y el bien o servicio que vamos a comprar, así como la visibilidad de compras por volumen en base a pronósticos. Esta actividad permite al comprador obtener la suficiente información para escoger adecuadamente el bien o servicio que cumpla cabalmente con la necesidad del solicitante y tener conocimiento de su posición de negociación en base a volumen y gasto.
- Estudio del mercado actual de abastecimiento (cantidad y calidad de las opciones abasto). Además de obtener varias opciones de precio, permite conocer nuevos jugadores en el mercado, así como otros productos y/o servicios que también pudieran satisfacer la demanda interna. Adicionalmente conoce el perfil de los proveedores en términos de confiabilidad y garantía del abasto.
- Análisis del Costo Total de Aprovisionamiento. Permite desarticular el precio en todos sus elementos aislados incluyendo todos los gastos del suministro, desde el proveedor hasta la llegada a nuestro almacén, de forma comparativa entre todas las ofertas. Incluye la consideración de posibles “costos ocultos” como fletes adicionales, efectos de cambio en los términos de pago, impacto de aumentos de inventarios de seguridad y cualquier otro costo que pudiera impactar el precio final.
Estas tres actividades son consideradas criticas como base para una buena negociación, ya que nos ofrecen la información adecuada para cerrar acuerdos rentables, confiables y sostenibles en el tiempo, garantizando así el abasto continuo.
2. La Gestión de Proveedores, más allá de cotización y colocación de pedidos.
En adición a las básicas labores de cotización y colocación de pedidos, la gestión de proveedores dentro del proceso de compras, permite obtener mayores beneficios al maximizar nuestras relaciones comerciales con los proveedores. Fomenta la contratación de aquellos suplidores que nos brinden el mejor servicio al menor costo posible.
Dentro de los beneficios que obtenemos al desarrollar esta actividad identificamos:
- Modelo de Abasto Sostenido, mediante la construcción de relaciones a largo plazo de carácter colaborativo.
- Estabilidad de Precios, al realizar negociaciones contractuales que permitan la fijación de precios en base a la asignación de volúmenes de compra.
- Innovación & Renovación, al contar con el apoyo de proveedores que nos puedan aportar transferencia tecnológica y mantener al día con los ultimas avances de nuestra industria.
Son entonces las compras, un proceso catalizador de las operaciones y de acuerdo al modo en que se gestionen impactaran de forma positiva o adversa los resultados de las empresas.
Entrar en la nueva era de las compras implica poner en practica estos conceptos y cambiar el paradigma de proveedores antagonistas y evolucionar hacia la visión de socio estratégico.
