Por Giselle Rodriguez Escofet:
Productividad es la relación entre los recursos empleados y los resultados obtenidos en una determinada actividad. Es sinónimo de rendimiento y se traduce en ganancia o pérdida. Siendo el área de compras responsable de manejar la mayor parte del presupuesto de las empresas y aun más importante, encargado de asegurar el abastecimiento y la continuidad operativa del negocio, es válido que nos cuestionemos: ¿cómo administramos nuestro departamento de compras? En ese sentido surgen preguntas claves:
¿Tenemos un método formal de trabajo que incluya distribución, asignación, supervisión y medición de las actividades?
¿Trabajamos por objetivos propuestos? Son estos objetivos SMART (inteligentes): Específicos, medibles, alcanzables, ¿y establecidos dentro de una línea específica de tiempo?
¿Contemplamos proyectos anuales de ahorro y establecemos planes de acción en consecuencia?
¿Conocemos el gasto total que manejamos? ¿Tenemos identificado donde gastamos más y priorizamos el trabajo en ese sentido?
¿Tenemos implementado un programa de evaluación de proveedores con el objetivo de medir su desempeño y asegurar un adecuado abastecimiento?
¿Como gestionamos la relación con nuestros usuarios? ¿Como es su experiencia al usar nuestros servicios? ¿Aprovechamos la retroalimentación como catalizador de mejoras?
Pudieran parecer preguntas muy complicadas de satisfacer frente a un departamento que se caracteriza por una gran cantidad de actividades y un ritmo de demanda que podría resultar alucinamente. Sin embargo, solo modelando un esquema organizado de trabajo, que contemple estos puntos, podremos lograr pasar de ser un departamento “apaga fuegos” a un equipo de trabajo multifuncional y productivo, que administra inteligentemente sus operaciones impactando positivamente la rentabilidad de la empresa
Ante una realidad de competitividad y globalización, donde nuestras organizaciones luchan por conservar su lugar en el mercado, urge una transformación profesional de todas aquellas actividades que impacten directamente sus finanzas. Es aquí donde el área de compras es “protagonista” al liderar el gasto y la inversión y debe pasar de una función clerical a un rol estratégico.
Históricamente las compras han sido manejadas de forma empírica, basándose más en la experiencia que en una educación formal. Afortunadamente el cambio ya ha iniciado y contamos con programas competentes que cada vez ganan más espacio entre los profesionales de la administración. Ahora bien, ¿que requiere un programa para ser capaz de mejorar el desempeño de los compradores? Requiere de técnicas y herramientas que permitan racionalizar las actividades, obtener información confiable y entendible que permitan tomar mejores decisiones y elevar el nivel de gestión del suministro a una posición de alta productividad. Es hora de escribir una nueva historia, donde los departamentos de compras dejen de ser “la cenicienta” de las organizaciones, empezando a crear experiencias positivas y valor en sus usuarios.
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